Elektronik Arşivlerin Entelektüel Kontrolü: Temel Temalar ve Önemli Çıkarımlar 1. Elektronik Belgelerin Doğası ve Yaşam Döngüsü Elektronik belgeler (e-belgeler), geleneksel kâğıt belgelerden birçok açıdan farklıdır. Bu farklılıklar, üretimden tasfiyeye kadar olan yaşam döngülerinin her aşamasında yeni yaklaşımlar ve teknikler gerektirir. 1.1. E-Belgelerde Aranan Özellikler: E-belgelerin yasal ve idari işlemlerde kanıt değeri taşıyabilmesi için belirli özelliklere sahip olması esastır: Tanımlan abilirlik: Belgenin kimliğini (üretici, tarih, alıcı vb.) net bir şekilde ortaya koyan bilgilerin kaydedilmesi. Çiçek'e göre, "Belgeyi tanımlayabilmekten anlaşılması gereken ise onu hazırlayan, hukuki olarak düzenleyen, muhatap, üretildiği tarih gibi bilgilerin kaydedilmesi ile sağlanmaktadır." (s. 27). Bütünlük: Belgenin içeriğinin, tanımlayıcı öğelerinin ve fiziksel bileşenlerinin ilk üretildiği haliyle korunması, herhangi bir müdahalenin engellenmesi. Kaynaklar bütünlüğü "elektronik belgenin entelektüel (içerik), tanımsal ve fiziksel olarak bütünlüğünün korunması şeklinde açıklamaktadır" (s. 28). Onay ve Kayıt Bilgisi: E-imza, zaman damgası gibi elektronik kimlik tespit araçlarıyla belgenin resmiyet kazanması ve kurumsal evrak kayıt sistemine dahil edilmesi. Yapısal Özellikler: Belgenin sunum biçimi (metin, grafik, görüntü), türe özel nitelikleri (kartografik belgenin ölçeği, çizimleri) ve standart dosya formatları (PDF/A, JPEG, TIFF) gibi unsurları. Üretim Sorumluluğu ve Mülkiyet Hakları: Belgenin kurumsal veya bireysel aktiviteyle ilişkilendirilmesi, yani provenansının açıkça belirlenmesi. Teknolojik Özellikler: E-belgelerin üretimi, iletimi, depolanması ve kullanımı için gerekli olan yazılım, donanım, depolama alanı ve bilgi güvenliği gibi teknik koşulların kayıt altına alınması. 1.2. E-Belgelerin Oluşumu: E-belgelerin oluşum süreci, geleneksel süreçlere göre teknolojik farklılıklar gösterir: Üretim: Günümüzde belgelerin üretimi genellikle Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) içinde gerçekleşmektedir. Yasal yükümlülükler ve işlevler e-imzalı belgelerle yerine getirilir. Çiçek, "Elektronik doğan belgelerin sistem içerisinde analog işlemlerle bir münasebeti bulunmaz. Her türlü iş ve işlem elektronik araçlar vasıtasıyla gerçekleştirilir. Bir kâğıt belge ile aynı idari ve hukuki değere sahiptir." (s. 51) ifadesiyle elektronik doğan belgelerin bağımsızlığını vurgular. Dağıtım: Elektronik ortamda üretilen ve güvenli elektronik imzayla imzalanan belgeler, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) gibi sistemler aracılığıyla elektronik ortamda iletilmelidir. Kullanım: Belgeler, kurumsal aktivitelerin kanıtı olarak üretilir ve ihtiyaç duyulduğunda en kısa sürede, doğru şekilde erişilebilmelidir. Dosyalama: Kurumsal fonksiyonlar neticesinde oluşan belgeler, konu veya iş/vaka bütünlüğü içerisinde, diğer belgelerle ilişkileri korunarak belirli bir düzen içinde dosyalanır. Çiçek'e göre, "Dosyalamayla bir fonksiyon kapsamında gereçekleştirilen iş (konu veya vakayla) ile ilgili oluşan belgeler arasında organik bağ kurulur." (s. 35). Dosya Planları: Örgütlerin kurumsal yapı ve fonksiyonları ışığında oluşturulan, belgelerin etkin kullanımı ve yönetimi için anahtar kelimelerden oluşan şemalardır. Dosya planları, tasfiye sürecinde arşiv malzemesinin belirlenmesinde kritik rol oynar. 1.3. Ayıklama-İmha ve Arşive Devir: Tasfiye: Belgelerin saklama planlarına göre değerlendirilmesi, bilgi değeri olmayanların imhası ve arşiv malzemesi olarak belirlenenlerin ayrılması sürecidir. E-belgelerin imhası, kâğıt belgelere göre daha zordur ve tüm izlerinin silinmesini gerektirir. Arşive Devir: Birim arşivlerinden (1-5 yıl saklama süresi) kurum arşivlerine (10-15 yıl saklama süresi) ve oradan da milli arşive devredilen belgelerin süreçlerini kapsar. Bu süreçte, e-belgelerin belge hiyerarşisi ve üstverisi ile bağı korunmalıdır. 1.4. Arşivlenen E-Belgelerin Türleri: Elektronik Doğanlar: Sistem içerisinde doğrudan elektronik araçlar kullanılarak üretilen belgelerdir (örn: e-imzalı yazışmalar). Bunlar hukuki açıdan ıslak imzalı belgelerle aynı değere sahiptir ve üstveri bilgileriyle birlikte üretilirler. Dijitalleştirilenler: Kâğıt ortamdaki belgelerin tarayıcılar veya fotoğraf makineleri ile taranarak sisteme yüklenmesi ve tanımlanması işlemidir. Dijitalleştirme, belgelerin sürdürülebilirliği ve etkin kullanımı için bir zorunluluktur. Melez Belgeler: Aynı belgenin hem elektronik hem de kâğıt nüshalarının bir arada bulunması durumudur. Bu durum, "belge yönetimi ve arşivcilikte tek belgenin genellikle kâğıt ve elektronik olmak üzere iki farklı ortamda bulunması ve her ikisinin de birlikte kullanılması şeklinde karşımıza çıkmaktadır." (s. 57). Melez belgeler, dosya bütünlüğü ve orijinallik açısından riskler taşır. 2. E-Arşivlerde Düzenleme ve Tanımlama (Entelektüel Kontrol) Düzenleme ve tanımlama, arşivciliğin iki temel uygulamasıdır ve elektronik ortamda yeni yaklaşımlar gerektirmektedir. 2.1. Düzenleme: Tanım ve İlkeler: Belgelerin üretildikleri kaynağa ve fonksiyona göre sistemli bir biçimde organize edilmesidir. Temel prensipler "provenans" (fonlara saygı) ve "orijinal düzene saygı"dır. Provenans, "belgelerin aslına uygun olarak geldikleri kaynaklara göre düzenlenmesidir" (s. 73). Orijinal düzen ise belgelerin üretim dönemindeki iş, dosya ve paydaş belgelerle ilişkisinin bozulmadan korunmasıdır. E-Belgelerin Etkisi: Elektronik belgelerin fiziksel bir görünümü olmaması ve sanal ortamda var olmaları, geleneksel düzenleme anlayışlarını sorgulatmıştır. Dijital ortamdaki düzenleme, "belgeler arasındaki ilişkilerin temsili olarak sağlanmasından ibarettir" (s. 64). Üstveriler, bu ilişkilerin kurulmasında ve bütünlüğün sağlanmasında anahtar rol oynar. Tartışmalar: Provenans ve orijinal düzen ilkelerinin e-arşivlerde ne kadar uygulanabilir olduğu konusunda farklı görüşler bulunmaktadır. Bazı uzmanlar, provenansın önemini koruduğunu savunurken, bazıları ise dijitalleşmenin bu ilkeleri yeniden yorumlamayı gerektirdiğini belirtmektedir. 2.2. Tanımlama: Tanım ve Önemi: Düzenlenen malzemenin kaynağını, içeriğini ve üretim amacını açıklayarak kullanıcıya sunma işlemidir. Tanımlama, "arşivlerin mevcudunu belirlemeye, yönetmeye ve entelektüel kontrolünü sağlamaya hizmet eden her tür bilgiyi ele geçirme, sıraya koyma ve analiz etme sürecidir." (s. 81). Eksiksiz tanımlama, malzemenin erişilebilirliğini ve anlaşılabilirliğini artırır. Düzeyler, Derinlik ve Bağlam: Tanımlama; fon, seri, alt seri, dosya, belge gibi hiyerarşik düzeylerde ve belirli bir derinlikte (ayrıntıda) yapılır. Bağlam (context), belgenin oluşturulduğu organizasyonel, işlevsel ve operasyonel koşullar ile diğer materyallerle ilişkisini açıklayan bilgidir. E-belgeler için bağlam bilgisi, onların güvenilirliğini sağlamak açısından daha da kritik hale gelmiştir. Tanımlama Standartları: Kütüphanecilikte kullanılan AACR2, MARC-AMC gibi standartlar ile arşivciliğe özgü APPM, MAD, RAD, ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDF gibi ulusal ve uluslararası standartlar bulunmaktadır. Üstveri Standartları: Elektronik ortamda bilgiyi tanımlamak için kullanılan üstveri (metadata), "bir bilgi kaynağına, belgeye veya veriye erişimi sağlamak amacıyla mantıksal bir bütünlük ve ilişki içerisinde kurgulanmış tanıtıcı/niteleyici veriler bütünüdür." (s. 99). EAD (Encoded Archival Description) ve Dublin Core (DC) gibi üstveri şemaları, e-belgelerin tanımlanmasında ve erişilebilirliğinde önemli rol oynar. 3. E-Arşivlerde Yenilikçi Bilgi Teknolojileri Elektronik arşivlerde düzenleme ve tanımlama süreçleri, modern bilgi teknolojileri ile yeniden şekillenmektedir. 3.1. E-Arşivlerde Uygulamalar: Yeni Tanımlama Elemanları: İngiliz Milli Arşivi gibi kurumlar, ISAD-G'nin yetersiz kaldığı durumlarda elektronik belgeler için "Referans Kodu (sonuna 'Z' harfi eklenerek elektronik doğanlar için benzersiz tanımlayıcılar)", "Kapsam ve Ortam", "Düzenleme", "Başlık (dosya adları)", "Kapsam ve İçerik", "Tarihler", "Fiziksel Koşullar", "Not", "Muhafaza Geçmişi", "Kapatma Statüsü", "Kapatma Türü" ve "Belge Açılış Tarihi" gibi yeni alanlar önermiştir. Yeni Araştırma Araçları: Geleneksel araştırma araçlarının (kataloglar, envanterler) yerini dijital ortamda daha esnek ve erişilebilir araçlar almaktadır. EAD gibi işaretleme dilleri, arşiv belgelerinin hiyerarşik tanımlamalarını elektronik ortamda temsil etmeyi sağlar. 3.2. E-Arşivlere Yönetim Modeli Yaklaşımları: Yaşam Döngüsü Modeli: Belgelerin üretiminden imhasına kadar olan aşamaları (güncel, yarı güncel, arşiv) biyolojik bir döngü gibi ele alır. E-belgeler için üstveri bilgileri bu döngü boyunca belgeyle birlikte yönetilmelidir. Ancak bu model, belgelerin birbirinden koparıldığı eleştirisini almıştır. Süreklilik Modeli: Belgelerin oluşturulmasından kullanımına kadar tutarlı yönetim süreçlerini içeren bütüncül bir yaklaşımdır. "Belgelerin fiziksel varlıklardan ziyade mantıksal varlıklar olarak değerlendirildiği görülmektedir" (s. 125). Bu model, elektronik belgelerin getirdiği sorunlara alternatif çözümler sunar ve belge üretim faaliyetinden önce arşivcilerin sisteme dahil olmasını önerir. Avrupa Arşiv Modeli (MoReq): Kurumsal kayıtlarda ayrım yapmayan ve uygulamaları arşiv dönemine bırakan bir yaklaşımdır. MoReq (model requirements for the management of electronic records), elektronik belgelerin yönetimi için kapsamlı teknik özellikler sunar ve sürekli güncellenir. 3.3. E-Arşivlerde İleri Teknolojiler: Yapay Zekâ (YZ): Arşivlerdeki büyük iş yükü, zaman tüketimi ve maliyet gibi sorunlara çözüm sunar. YZ uygulamaları, otomatik sınıflandırma, indeksleme, özetleme ve kataloglama gibi birçok arşiv hizmetinde kullanılabilir. İngiliz Milli Arşivi'nin Discovery uygulaması, milyonlarca belgenin otomatik tanımlanmasına olanak sağlamıştır. Derin Öğrenme: Yapay zekanın bir alt dalı olup, kodlanmış kurallar yerine verilerden otomatik olarak öğrenir. Elektronik arşivlerde düzenleme ve tanımlama uygulamaları için potansiyel sunar, özellikle görsel-işitsel belgelerin analizi ve metin tanıma (OCR, HTR) gibi alanlarda faydalıdır. Yapay Öğrenme (Makine Öğrenmesi): Bilgisayarların örnek verilerden veya geçmiş deneyimlerden öğrenerek başarılarını artırmasını sağlar. Belgelerin saklama ve tasfiye kararlarının alınması, e-postaların değerlendirilmesi ve dosya kodu atanması gibi alanlarda kullanılır. Blokzincir Teknolojisi: Dijital bilgilere güvenilirliği sağlamak için kullanılan dağıtık defter teknolojisidir. Blokzincir, "belgeleri değişmez bir şekilde depolayabilir, dijital bir imza ile güvence altına alabilir ve zaman damgası koyabilir." (s. 133). Bu teknoloji, belgelerin yaşam döngüsü boyunca orijinalliği ve bütünlüğü korumak için tasarlanmıştır. 4. Arşivlenen E-Belgelerin Entelektüel Kontrolü Üzerine Çıkarımlar Elektronik belgelerin ortaya çıkardığı değişimler, geleneksel arşiv prensiplerinin yeniden yorumlanmasını zorunlu kılmıştır. Değişen Roller ve Yaklaşımlar: Uzmanlar, "önümüzdeki 30 ila 40 yıl içinde arşivcilerin rollerinin değişeceğini ve arşivcilerin bilgisayar bilimcisi veya yazılım mühendisi olması gerekeceği" (s. 136) yönünde görüş bildirmişlerdir. Bu durum, arşiv uygulamalarının teknolojiye dayalı olarak yeniden yapılandırılması gerektiğini göstermektedir. Provenans ve Orijinal Düzenin Önemi: Teknolojik değişime rağmen provenans ve orijinal düzene saygı ilkeleri, e-belgelerin güvenilirliğini korumak için önemini sürdürmektedir. E-belgelerin çoklu kopyaları ve farklı konumlarda bulunabilmeleri nedeniyle bu ilkelerin uygulanma şekli değişmiştir; artık veri dizinlerinin korunması ve ilişkilerin üstveri yoluyla gösterilmesi gerekmektedir. Kanıt Özelliği ve Sürdürülebilirlik Riskleri: E-belgelerin kanıt değeri taşıması için üretimden arşive kadar geçen süreçte e-imza, organik bağ ve belge hiyerarşisi gibi unsurların korunması önemlidir. E-belgeler, hızlı çoğaltma ve erişim gibi avantajlar sunarken, format değişiklikleri, donanım eksiklikleri ve dış müdahaleler gibi teknolojik riskler nedeniyle uzun vadeli erişilebilirlik sorunları yaşayabilir. Yapısal Özelliklere Dayalı Nitelemeler: E-belgelerin sanal ve soyut doğası nedeniyle e-imza, e-mühür, kullanılan yazılım ve donanım özellikleri, log kayıtları gibi yeni yapısal özelliklerin tanımlanması gerekmektedir. Bu nitelemeler, belgenin güvenilirliği, özgünlüğü ve bütünlüğü için kritik öneme sahiptir. Sonuç ve Öneriler: Elektronik belgeler, değişken ve kırılgan yapıları nedeniyle arşivcilik alanında yeni problemler ve sorular ortaya koymuştur. Geleneksel arşiv prensiplerinin tamamen yok sayılması yerine, "dijitale geçişin, gelenekten kopmak şeklinde bir tehdit değil arşivcilik mesleğine ait ilkelerin gözden geçirilmesi ve yorumlanıp daha da geliştirilmesi için çeşitli fırsatlar sunduğu" (s. 157) anlaşılmıştır. Kitapta e-arşivlerin düzenlenmesi ve tanımlanmasıyla ilgili şu öneriler sunulmaktadır: Uluslararası tanımlama standartları üzerine çalışmalar yapılmalıdır. Yeni çalışmalar ışığında ulusal standart ve rehberler hazırlanmalıdır. E-belgelerin tanımlama alanlarıyla alakalı çalıştaylar düzenlenebilir. Arşivlenen e-belgelerle ilgili üstveri setleri geliştirilmelidir. Devlet Arşivleri Başkanlığı; e-arşivlerde sağlama, koruma, güvenlik, düzenleme ve tanımlama konusunda teknik rehber hazırlamalıdır. Yetkili bir otorite (DAB) tarafından yürütülecek eğitimlerle süreç desteklenmelidir. Üniversitelerde e-belgelerin sürdürülebilirliğiyle ilgili müfredat zenginleştirilmelidir. Türkiye’deki arşiv mevzuatı e-belgeler lehine acilen güncellenmelidir. Yapay zekâ ve derin öğrenme gibi teknolojik yöntemlerin arşivlenen e-belgelerin düzenlenmesi ve tanımlanmasına katkıları örnek olaylar üzerinden incelenmelidir. Son olarak, kurumların e-belgelerin düzenlemeye ve tanımlamaya olan etkileriyle henüz yeterince yüzleşemediği, mevcut EBYS'lerin arşiv mekanizması gibi algılandığı ve anlık erişim çözümlerinin kalıcı çözümler olarak değerlendirildiği vurgulanmıştır. Bu durum, gelecekteki arşiv malzemesinin akıbeti hakkında tereddütler yaratmaktadır. ... Devamını Oku