1. Dijital Çağın Dönüştürücü Etkisi ve Dijital Belge Yönetiminin Kaçınılmazlığı Dijital çağın gelişiyle birlikte, belge ve arşiv yönetimi süreçleri köklü bir değişime uğramıştır. Geleneksel kağıt tabanlı sistemlerden "doğuştan dijital belgelere" (born-digital records) geçiş, verimlilik ve erişilebilirlik açısından yeni bir dönem açmıştır. Kitap, bu dönüşümün kaçınılmaz olduğunu ve Türkiye'nin de bu sürece hazırlıklı olması gerektiğini vurgular. Tanım ve Fark: "Doğuştan dijital belgeler (born-di gital record); dijital formatta oluşturulmuş belgelerdir (What are born-digital records?, 2020)." Bu, daha önce fiziksel ortamda üretilip sonra sayısallaştırılan belgelerden farklıdır. Dijital belgeler veri setleri, veri tabanları, e-postalar, metin tabanlı belgeler ve sunumlar gibi dijital ortamda doğrudan üretilen verilerden oluşur. Değişen Doğa ve Zorluklar: Dijital belgelerin doğası değiştiğinden, arşivcilerin "şimdiye kadar aşina olmadığı farklı yetenekler ve konulara ihtiyaç duyulmaktadır." Bu durum, "arşivlerin zorunlu olarak büyük değişiklikler yapmasını öngörmektedir." Bu zorluklar arasında belgelerin fizikselden dijitale taşınması, dijital korumanın zorluğu, değişen kullanıcı beklentileri, değişimin sürekliliği, dijital belgelerin güvenilirliğinin fiziksel belgelerden farklı olması ve dijital yeteneklere sahip personel ihtiyacı yer almaktadır. Erişim ve Riskler: Dijital ortamda bilgiye erişim kolaylaşırken, aynı zamanda karmaşık hale gelmekte ve beraberinde riskler getirmektedir. "Hassas bilgiler içeren belgelerin kullanıcıya açılması olumsuz sonuçlar arasında yer almaktadır." Bilginin nerede olduğunu, hangi koşullarda oluşturulduğunu ve diğer bilgilerle ilişkisini bilmek, doğru anlaşılması ve yetkilendirilmesi için hayati önem taşır. 2. Dijital Belge Yönetiminin Ana Süreçleri ve Bileşenleri Dijital belge yönetimi, bir belgenin yaşam döngüsü boyunca geçirdiği evreleri kapsayan karmaşık bir süreçtir. Kitap, bu süreçleri beş ana başlık altında toplar: Dijital belge, Dijital süreklilik, Dijital koruma, Transfer süreçleri ve Milli arşiv. 2.1. Dijital Değerlendirme (Appraisal) ve Ayıklama (Selection):Tanım ve Önem: Değerlendirme, "belgelerin korunmaları, ayıklanmaları ya da yok edilmelerini belirleme işlevi" ve "arşiv malzemesinin korunmasının devam eden değerine ilişkin bir tahmin veya yargıya varma durumu" olarak tanımlanır. Dijital çağda, "değerlendirme, belgeleri üreten sistemlerin ömrünün başlarında yapılmalıdır" ilkesi öne çıkmaktadır. Ayıklama ise, "kalıcı olarak korunması gereken ve arşivsel değere sahip olan belge ve bilgilerin tanımlanması sürecidir." Fizikselden Farkı ve Otomasyon: Fiziksel belgeler manuel olarak ayıklanabilirken, "doğuştan dijital belgeleri tek tek el ile ayıklamamız artan belge hacmi ve teknolojik durum nedeniyle pek mümkün gözükmemektedir." Bu nedenle, dijital ayıklama sürecinde DROID, PRONOM ve JHOVE gibi programlardan faydalanmak kurumların işlerini kolaylaştırmaktadır. Bu araçlar, farklı formatlardaki, kopya, hatalı veya süresi dolmuş belgeleri belirleyerek ayıklama işlemini hızlandırır ve standartlaştırır. Değerlendirme Kriterleri: Misyon uyumu, dijital belgelerin birincil (idari, mali, hukuki) ve ikincil (toplumsal, tarihsel) değerleri, maliyet ve fizibilite gibi unsurlar değerlendirme sürecinde dikkate alınmalıdır. 2.2. Hassasiyet Değerlendirmesi (Sensitivity Review):Tanım ve Zorluk: Hassasiyet değerlendirmesi, "dijital belgelerin erişimi kamuya açılıp açılmaması konusunda karara vermek için yapılan bir içerik analizi, risk değerlendirmesidir." Bu, dijital ortamdaki en zorlu süreçlerden biridir, zira fiziksel belgelerin aksine dijital belgelerin içeriğini hızlıca gözden geçirmek mümkün değildir. Hukuki Dayanak ve Riskler: Türkiye'de Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, kişilerin bilgi edinme hakkını düzenlerken, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgilerin ayrılmasını ve kamuya kapalı tutulmasını şart koşar. Hassas bilgilerin yanlışlıkla kamuya açıklanması, ulusal güvenliğe veya kişisel mahremiyete zarar verebilir. Teknolojik Çözümler: Büyük veri hacmi nedeniyle manuel inceleme pratik olmadığından, yapay zeka, makine öğrenmesi ve doğal dil işleme (NLP) gibi teknoloji destekli inceleme araçları (e-keşif yazılımları gibi) bu süreçte kritik rol oynamaktadır. Ancak, bu teknolojilere %100 güvenmek doğru değildir; "yazılımın önemli ve gerekli olduğu kadar o yazılım tanımlamalarını yapan bilgi profesyonellerinin yaptığı iş süreçleri daha değerlidir." 2.3. Dijital Süreklilik (Digital Continuity):Tanım ve Önemi: Dijital süreklilik, "dijital bilgileri ihtiyaç duyduğunuz şekilde, ihtiyaç duyduğunuz kadar kullanabilme yeteneğidir." Bu, bilgilerin eksiksiz, erişilebilir ve iş ihtiyaçları için kullanılabilir olmasını sağlar. İyi yönetilmeyen dijital süreklilik, "bilgi kaybına sebep olur ve bu durum kurumlar için ciddi sonuçlara yol açabilir." Yönetim ve Bilgi Varlıkları: Dijital sürekliliğin sağlanması, kurumların bilgi varlıklarını anlamalarına, korumalarına ve yönetmelerine bağlıdır. "Bilgi varlığı; varlığın verimli bir şekilde anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması ve kullanılabilmesi için tek bir birim olarak tanımlanan ve yönetilen bilgi yığınıdır." Bilgi varlık envanterlerinin oluşturulması ve risk yönetimi planlarının yapılması bu süreç için elzemdir. 2.4. Dijital Koruma (Digital Preservation):Tanım ve Zorluklar: Dijital koruma, "dijital bir nesneyi gerektiği kadar uzun bir süre özgün bir biçimde ve kullanıcılar için erişilebilir halde tutma işlemidir." Dijital koruma, hızla değişen teknolojik ortamda karmaşık ve zorlu bir süreçtir. Donanım ve yazılım eskimesi, içerik biçimlerinin kırılganlığı, yaşam döngüsü yönetim riskleri, yasal ve politik belirsizlikler, yetersiz kaynaklar ve niteliksiz personel gibi pek çok risk barındırır. Modeller ve Araçlar: OAIS Referans Modeli, Dijital Kürasyon Yaşam Döngüsü Modeli ve Üç Ayaklı Tabure Modeli gibi çeşitli dijital koruma modelleri bulunmaktadır. Open Preservation Foundation (OPF), PRONOM, DROID ve Archivematica gibi araçlar, dosya formatı tanımlama, doğrulama, karakterizasyon ve uzun süreli koruma sağlamak için geliştirilmiştir. Üst Veri ve Formatlar: "Elektronik ortamda üretilen belgelerin teknolojik gelişmeler karşısında içerik ve bağlam açısından sürdürülebilir olması, standart bir üst veriye dayandırılması ile doğru orantılıdır." Üst verilerin düzgün tanımlanması ve standartlaştırılması dijital koruma için hayati önem taşır. Milli arşivlerin kabul ettiği belirli dosya formatları olmalı ve kurumlar transfer edilecek belgeleri bu formatlara uygun hale getirmelidir. 3. Kurumsal Bilgi Yönetimi ve Yasal Düzenlemeler Kurumsal bilgi yönetimi, belge yönetimini de kapsayan daha geniş bir alanı ifade eder. Etkin bir dijital belge yönetimi için sağlam yasal düzenlemeler ve kurumsal politikalar şarttır. Bilgi Yönetimi Tanımı: Bilgi yönetimi, "bir kurumun amaç ve hedeflerine ulaşmada bilginin üretilme ve paylaşılma süreçlerini kontrol altına almak ve en iyi şekilde yerine getirmek için belirlenen süreçler dizisidir." Türkiye'deki Yasal Durum:Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (2003): "Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektedir." Bu kanun, kurumlara bilgi taleplerini etkin, süratli ve doğru sonuçlandırma yükümlülüğü getirmiştir. Elektronik İmza Kanunu (2004) ve Elektronik Mühür (2021): Elektronik imzanın hukuki geçerliliğini sağlamış, kurumların dijital ortamda kimliklerini yasal olarak ispatlamasına olanak tanımıştır. E-mühür ise kurumsal kimlik doğrulaması için önemli bir adımdır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Türkiye'de birçok kurum ve kuruluşun EBYS'ye geçtiği ve çalışmalarını bu sistem üzerinden yürüttüğü belirtilmiştir. TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı (2007) ve revizyonları, EBYS kullanımını yaygınlaştırmıştır. Standart Dosya Planı (2005): Kamu kurum ve kuruluşlarında dosyalama süreçlerinde standartlaşmayı sağlamayı amaçlamıştır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) (2016): Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin esasları düzenleyerek bilgi güvenliği ve mahremiyet konusunda yasal yükümlülükler getirmiştir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (2019): Belgelerin arşive transfer süresini 30 yıldan 20 yıla düşürmüş ve elektronik ortamda üretilen belgelerin de arşive transfer olacağı maddesini eklemiştir. Eksiklikler: Türkiye'de henüz kapsamlı bir "Milli Arşiv Kanunu" bulunmamaktadır. Ayrıca, dijital belgelerin milli arşive transferiyle ilgili resmi bir politika belgesi veya yol haritası da eksiktir. EBYS'lerin bir arşiv olarak kullanılması veya üst veri alanlarının eksik/yanlış girilmesi gibi uygulama sorunları da mevcuttur. 4. Ulusal ve Uluslararası Yaklaşımlar Birçok ülke dijital belge yönetimi ve transferi konusunda önemli adımlar atmış veya hazırlıklarını sürdürmektedir. İngiltere (The National Archives - TNA): Dijital belge transferinde öncü ülkelerden biridir. Belgelerin transfer aşamasını değerlendirme, seçim/ayıklama, hassasiyet değerlendirmesi, transfere hazırlık, paketleme ve teslimat olmak üzere beş adıma ayırmışlardır. Dijital süreklilik ve dijital koruma politikaları ve rehberleri bulunmaktadır. "Yıkıcı dijital arşiv" (disruptive digital archive) modelini benimsemişler ve ikinci nesil bir arşiv olma hedefindedirler. Hassasiyet değerlendirmesinde e-keşif yazılımları gibi teknoloji destekli araçlar kullanmaktadırlar. Avustralya (National Archives of Australia - NAA): 2011'den itibaren "Dijital Geçiş Politikası" ile mümkün olduğunca dijital belge oluşturmayı hedeflemiştir. "Dijital Süreklilik Politikası 2020" ile entegre dijital bilgi yönetimi sağlamayı amaçlar. Dijital ve fiziksel belgelerin transfer süreçlerini benzer şekilde ele alsa da dijital transferin özel analizler gerektirdiğini belirtir. Amerika Birleşik Devletleri (National Archives and Records Administration - NARA): Düzenli stratejik planlar ve "Dijital Koruma Stratejisi" yayımlamıştır. Elektronik belgelerin transferi için format ve üst veri rehberleri (2014-04 ve 2015-04 Rehberleri) bulunmaktadır. 2023 itibarıyla kağıt belge transferinin kabul edilmeyeceğini ve tüm işlemlerin elektronik olarak yapılacağını duyurmuştur. Fransa (France National Archives): Halen 200 milyon dijital dosyayı bünyesinde barındırmakta ve "ADAMANT" projesiyle dijital belgelerin uzun vadeli korunmasını ve erişilebilirliğini sağlamayı hedeflemektedir. Henüz dijital transfere başlamamıştır ancak elektronik belgelerin uzun vadeli korunması üzerine çalışmaları bulunmaktadır. Yeni Zelanda (Archives New Zealand): Dijital Koruma Politikası ve Stratejisi ile dijital içeriğin alınması, bütünlüğü, erişilebilirliği, depolanması ve yönetilebilirliği üzerine odaklanmıştır. "Dijital Süreklilik Eylem Planı"nı başlatmıştır. Dijital transferi beş aşamaya ayırmıştır ve dosya formatlarını sınırlamadan kabul etmektedir. "Checksum" gibi bütünlük kontrollerine ve dijital hassasiyet değerlendirmesine önem vermektedir. Diğer Ülkeler (Hollanda, Macaristan, İsviçre, Estonya, İrlanda, İskoçya, Danimarka): Bu ülkelerin milli arşivleri de dijital belge yönetimi ve koruma konusunda çeşitli aşamalardadır. Bazıları henüz dijital transfere başlamamış, bazıları hazırlıklarını sürdürmekte, bazıları ise belirli politikalar ve araçlar geliştirmiştir. Özellikle Estonya'nın "Evrensel Arşiv Modülü" gibi otomasyon sağlayan yazılımlar geliştirdiği görülmektedir. 5. Türkiye İçin Öneriler ve Yol Haritası Türkiye'nin doğuştan dijital belgelerin yönetimi ve milli arşive transferi konusunda acil adımlar atması gerekmektedir. Kaynaklar ışığında başlıca öneriler şunlardır: Yasal Altyapı: Öncelikle kapsamlı bir "Milli Arşiv Kanunu" oluşturulmalı ve "Dijital Strateji" metni yayımlanarak tüm kurumlara iletilmelidir. "Dijital koruma politikası" ve "dijital süreklilik politikası" da oluşturulmalıdır. Kurumsal Yapılanma: Her kurumun kendi e-arşivi olmalı, dijital belgelerin saklama süreleri ve dosyalama sistemleri standartlaştırılmalıdır. Dijital belgelerin uzun vadeli korunmasından sorumlu bir birim oluşturulmalıdır. Teknolojik Gelişim: Milli arşive aktarım için gerekli teknik altyapı hazırlanmalı ve PRONOM, DROID, JHOVE gibi uluslararası programlar kullanılarak süreçler mümkün olduğunca otomatikleştirilmelidir. EBYS'lerde üst veri alanlarının doğru ve eksiksiz doldurulması zorunlu hale getirilmelidir. İnsan Kaynakları ve Eğitim: Milli arşivde ve kurumlarda dijital becerilere sahip nitelikli personel sayısı artırılmalı, düzenli eğitimler verilmelidir. Özellikle dijital değerlendirme, ayıklama, hassasiyet değerlendirmesi, dijital süreklilik, dijital koruma ve risk yönetimi konularında uygulamalı eğitimler sağlanmalıdır. Pilot Uygulamalar ve İş Birliği: Belirlenen örnek kurumlar (üniversite, bakanlık, belediye vb.) üzerinden dijital belgelerin milli arşive transferi pilot uygulamalarla başlatılmalı ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından denetlenmelidir. Devlet Arşivleri Başkanlığı, transfer süreci için tüm ayrıntıları içeren rehberler hazırlamalı ve kurumlara resmi yazıyla bildirmelidir. Politika Oluşturma: Her kurum, kendi belge yönetimi politikasına sahip olmalı ve bu politikalar, Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olmalıdır. Bu çalışma, dijital belgelerin etkin yönetimi ve milli arşive transferi için kapsamlı bir yol haritası sunmakta ve Türkiye'nin bu alandaki eksikliklerini gidermesi için kritik önerilerde bulunmaktadır. Gelecek araştırmaların teknik boyutlara, yazılım geliştirmeye ve pilot projelere odaklanması beklenmektedir. ... Devamını Oku